Il ne vous reste plus que quelques semaines pour mettre en conformité les contrats de mutuelle, prévoyance et retraite de votre entreprise !

Attention : après la date butoir du 31 décembre 2008, l’absence de mise en conformité entraînera la non déductibilité ainsi que la perte de l’exonération sociale de la part patronale des cotisations à ces régimes.

Les conditions pour bénéficier de cette exonération sont les suivantes :
1. Le respect d’un formalisme strict :
Le régime de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire doit être mis en place selon l’une ou l’autre des trois procédures prévues par la loi :

• convention ou accord collectif
• ratification par référendum
• décision unilatérale de l’entreprise

Dans la plupart des cas, le régime a été mis en place par décision unilatérale.

Il vous suffira de remettre à chaque salarié un document écrit sur lequel apparaîtront les informations sur les garanties et leurs modalités d’application, le taux et la ventilation des cotisations, la durée de l’engagement et les modalités de sa remise en cause.
Les organismes devront vous fournir une notice.
Une feuille d’émargement devra être signée lors de la remise de ce document.
Pour les nouveaux salariés, nous vous conseillons d’annexer au contrat de travail la notice de l’organisme d’assurance.

2. Le caractère collectif de l’adhésion :
Le régime mis en place doit revêtir un caractère collectif c’est à dire bénéficier de façon générale à l’ensemble du personnel salarié ou à certaines catégories de personnel nommément désignées.
La contribution de l’employeur doit être fixée à un taux ou à un montant uniforme, selon les mêmes modalités, à l’égard de tous les salariés appartenant à une même catégorie de personnel.

3. Le caractère obligatoire de l’adhésion :
Lorsque le régime est mis en place par accord collectif ou référendum, il est par nature obligatoire pour tous les salariés. Lorsque le régime est mis en place par décision unilatérale, il doit être obligatoire pour tous les salariés. Seuls les salariés présents lors de la mise en place du régime peuvent refuser d’adhérer au nouveau contrat s’ils prouvent qu’ils sont couverts par ailleurs. Dans ce cas, il est nécessaire de demander au salarié de fournir tous les ans une attestation prouvant son adhésion à un autre régime.

Une condition spécifique pour les contrats de mutuelle :
Il faut obtenir de la part de l’organisme assureur un écrit par lequel il garantit que le contrat est « un contrat responsable ».

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